Documenten, legalisatie en verificatie

Legalisatie en verificatie van documenten is bedoeld om zekerheid te verkrijgen over de echtheid en betrouwbaarheid van documenten afkomstig uit het buitenland. Het gaat hierbij voornamelijk om akten en rechterlijke uitspraken. U heeft deze papieren nodig om u in te schrijven in de persoonsgegevens van de basisregistratie personen (BRP) of om te kunnen trouwen, scheiden of kinderen te erkennen.

Legalisatie

1. Als het een land betreft dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag (zie op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken) dan is een enkele legalisatie voldoende. Dit betekent dat het door de afgevende autoriteit gewaarmerkte document bij een hogere autoriteit in het betreffende land aangeboden moet worden ter legalisatie. De hogere autoriteit is meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken of Veiligheid en Justitie.

2. Als het een land betreft dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan moet het document na de enkele legalisatie nogmaals gelegaliseerd worden door de Nederlandse ambassade of het consulaat in het betreffende land. De handtekening van de hogere autoriteit wordt daar voor echt verklaard.

3. U kunt bij de gemeente vragen of een land is aangesloten bij het Apostilleverdrag.

Verificatie

1. Als een document inhoudelijk onbetrouwbaar is dan moet dit document geverifieerd worden.

2. Een verzoek tot verificatie wordt vrijwel altijd door de instantie gedaan die het document nodig heeft. Deze richt een verzoek aan de gemeente.

3. De gemeente stuurt het verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.

4. Het ministerie verzendt het document naar de Nederlandse vertegenwoordiging in het land van herkomst van het document. De ambassade of het consulaat laat bij de betreffende autoriteiten het document verifiëren op echtheid van het stuk en op inhoud.

5. De ambassade of het consulaat zendt het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.

6. Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een begeleidend schrijven en stuurt het door naar uw gemeente. In dit schrijven geeft het ministerie aan of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.

1. U heeft een recent origineel gewaarmerkt afschrift van de akte of uitspraak nodig.
2. Soms betekent deze eis tot legalisatie van een document dat u zelf met het document naar uw land van herkomst dient te gaan om te zorgen voor de nodige legalisatieverklaringen.
3. Vaak kunt u een document laten legaliseren met de hulp van familie in uw land van herkomst.
4. Het komt zelden voor dat legalisatie zonder kosten gepaard gaat. De Nederlandse vertegenwoordiging heft in ieder geval leges voor de legalisatie. De kosten voor deze leges verschillen per land.

Als rechtsfeiten bewezen moeten worden, zijn hier vaak documenten over nodig. Deze rechtsfeiten zijn bijvoorbeeld:

1. Geboorte.

2. Huwelijk of partnerschapsregistratie.

3. Overlijden.

4. Echtscheiding.

5. Erkenning.

6. Adoptie.

7. Naamswijziging.

Als de rechtsfeiten buiten Nederland hebben plaatsgevonden, moet u buitenlandse documenten kunnen overleggen. Er bestaan diverse internationale overeenkomsten over de acceptatie van documenten tussen landen. Is er geen overeenkomst, dan eist Nederland een dubbele legalisatie. De meeste Europese landen hebben met elkaar afgesproken dat onderlinge legalisatie niet nodig is. Als legalisatie wel nodig is, is een gewaarmerkt afschrift van een akte of een rechterlijke uitspraak meestal voldoende. De afgevende autoriteit kan een document waarmerken (legalisatie).

Legalisatie van een document Een hogere autoriteit legaliseert een document door middel van het op het document zelf voor echt verklaren van de handtekening van de afgevende autoriteit.

Dubbele legalisatie Een dubbele legalisatie houdt in dat, na de eerste legalisatie, de Nederlandse vertegenwoordiging in het betreffende land de handtekening van de hogere autoriteit voor echt verklaart.

Verificatie Een verificatie betekent dat, naast de herkomst van het document, de inhoud wordt gecontroleerd. Is er twijfel over de betrouwbaarheid van het stuk, dan eist Nederland verificatie. Dit is de zwaarste eis om aan een document te stellen.

Apostilleverdrag

Een aantal landen heeft met elkaar afgesproken dat een enkelvoudige legalisatie voldoende is (zie op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken).